Najważniejsze informacje

• Zmiana obowiązuje od 8 lipca 2026 r.

• Można zastąpić umowę cywilnoprawną umową o pracę.

• Nie trzeba uzyskiwać nowego zezwolenia na pracę.

• Nie trzeba składać nowego oświadczenia o powierzeniu pracy.

• Ułatwienie dotyczy zezwoleń wydanych dla polskiego podmiotu powierzającego pracę oraz oświadczeń.

• Nie obejmuje automatycznie zmiany w odwrotnym kierunku, czyli z umowy o pracę na umowę cywilnoprawną.

• Pozostałe warunki wykonywania pracy nadal muszą odpowiadać obowiązującym przepisom i dokumentowi legalizującemu pracę.

Co zmieniło się 8 lipca 2026 r.?

Do 7 lipca 2026 r. ustawa z 20 marca 2025 r. nie przewidywała wprost możliwości zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę bez uzyskania nowego dokumentu legalizującego pracę w przypadku zwykłego zezwolenia na pracę albo oświadczenia.

Powodowało to sytuacje, w których pracodawca chcący poprawić warunki zatrudnienia cudzoziemca musiał:

• złożyć nowy wniosek o zezwolenie na pracę albo

• wystąpić o wpis nowego oświadczenia,

• ponownie ponieść opłatę,

• czekać na zakończenie procedury,

• dopiero później zmienić rodzaj umowy.

Od 8 lipca 2026 r. nowy dokument nie jest wymagany, jeżeli polski podmiot powierzający pracę i cudzoziemiec zawrą umowę o pracę zamiast dotychczasowej umowy cywilnoprawnej.

Jakie przepisy wprowadzają nowe rozwiązanie?

Nowelizacja dodała:

• art. 33 ust. 2 pkt 3 – dotyczący zezwoleń na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę,

• art. 69 pkt 5 – dotyczący oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

W obu przypadkach nowe przepisy wskazują, że nie jest wymagane uzyskanie nowego dokumentu, gdy strony zawarły umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej.

To samo dotyczy sytuacji, w której istnienie stosunku pracy zostało stwierdzone decyzją Państwowej Inspekcji Pracy.

Jaki jest związek tej zmiany z reformą Państwowej Inspekcji Pracy?

Zmiana została wprowadzona w ramach szerokiej reformy Państwowej Inspekcji Pracy.

Jednym z głównych celów reformy jest ograniczenie praktyki zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi w sytuacjach, gdy sposób wykonywania obowiązków faktycznie odpowiada stosunkowi pracy.

Od 8 lipca 2026 r. inspektor pracy może, w przypadkach przewidzianych ustawą, stwierdzić istnienie stosunku pracy. Jednocześnie zmieniono przepisy dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców tak, aby wydanie takiej decyzji nie prowadziło automatycznie do powstania problemu z ważnością zezwolenia albo oświadczenia.

Bez tej zmiany mogłoby dojść do paradoksalnej sytuacji: inspektor pracy stwierdzałby, że cudzoziemiec powinien być zatrudniony na podstawie umowy o pracę, ale zmiana umowy powodowałaby konieczność ponownego przeprowadzenia procedury legalizacji pracy.

Nowe przepisy usuwają tę sprzeczność.

Czy każdą umowę cywilnoprawną można zmienić na umowę o pracę?

Co do zasady nowe przepisy odnoszą się do zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę.

Może to dotyczyć między innymi:

• umowy zlecenia,

• umowy o świadczenie usług,

• innej umowy cywilnoprawnej stanowiącej podstawę wykonywania pracy.

Najważniejsze jest to, aby dotychczasowa umowa cywilnoprawna była zgodna z dokumentem legalizującym pracę, a po zmianie cudzoziemiec wykonywał pracę na rzecz tego samego polskiego podmiotu.

Czy pozostałe warunki zatrudnienia mogą się zmienić?

Nowe przepisy zwalniają z konieczności uzyskania nowego zezwolenia albo oświadczenia z powodu samej zmiany rodzaju umowy. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności w zmianie wszystkich warunków zatrudnienia.

W zezwoleniu lub oświadczeniu mogą być określone między innymi:

• pracodawca,

• stanowisko lub rodzaj pracy,

• miejsce wykonywania pracy,

• wysokość wynagrodzenia,

• wymiar czasu pracy albo liczba godzin,

• okres wykonywania pracy.

Jeżeli wraz ze zmianą rodzaju umowy pracodawca zmieni także inne warunki, należy odrębnie sprawdzić, czy taka zmiana:

• jest dopuszczalna bez nowego dokumentu,

• wymaga powiadomienia organu,

• wymaga zmiany zezwolenia,

• wymaga nowego oświadczenia.

Samo powołanie się na zmianę z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę nie legalizuje innych zmian, które wykraczają poza wyjątki przewidziane w ustawie.

Czy zmiana może działać w odwrotnym kierunku?

Nie. Nowe przepisy odnoszą się wyłącznie do zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę.

Nie obejmują automatycznie sytuacji, w której pracodawca chce:

• zmienić umowę o pracę na umowę zlecenia,

• zmienić umowę o pracę na inną umowę cywilnoprawną,

• zastąpić etat kontraktem B2B.

Taka zmiana może wymagać uzyskania nowego zezwolenia albo wpisu nowego oświadczenia.

Kierunek zmiany ma więc znaczenie:

umowa cywilnoprawna → umowa o pracę
może być dokonana bez nowego dokumentu,

umowa o pracę → umowa cywilnoprawna
nie korzysta z omawianego ułatwienia.

Czy trzeba poinformować urząd o zmianie umowy?

Nowe przepisy wskazują, że z powodu samego zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę nie trzeba uzyskiwać nowego zezwolenia ani wpisu nowego oświadczenia.

Nie zwalnia to jednak pracodawcy z pozostałych obowiązków, w tym z obowiązku przekazania właściwemu organowi umowy zawartej z cudzoziemcem.

Ustawa przewiduje, że podmiot posiadający zezwolenie albo wpisane oświadczenie przekazuje organowi umowę w języku polskim lub jej kopię za pomocą systemu teleinformatycznego przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi. Po zawarciu nowej umowy o pracę należy więc zadbać o przekazanie właściwego dokumentu zgodnie z obowiązującą procedurą.

Co w przypadku decyzji inspektora pracy?

Nowe przepisy obejmują nie tylko dobrowolne zawarcie umowy o pracę przez strony.

Nowe zezwolenie albo oświadczenie nie jest wymagane również wtedy, gdy istnienie stosunku pracy zostanie stwierdzone w decyzji Państwowej Inspekcji Pracy.

Ma to znaczenie w sytuacjach, gdy formalnie zawarta została umowa cywilnoprawna, ale sposób wykonywania pracy wskazuje na cechy stosunku pracy, takie jak:

• osobiste wykonywanie pracy,

• podporządkowanie pracodawcy,

• wykonywanie pracy w określonym miejscu,

• praca w wyznaczonych godzinach,

• stałe kierownictwo i nadzór.

Reforma PIP ma przeciwdziałać przypadkom pozornego stosowania umów cywilnoprawnych tam, gdzie powinna zostać zawarta umowa o pracę.

Jak pracodawca powinien przeprowadzić zmianę umowy?

Krok 1. Sprawdź podstawę legalizacji pracy

Ustal, czy cudzoziemiec pracuje na podstawie:

• zezwolenia na pracę wydanego dla polskiego podmiotu,

• oświadczenia o powierzeniu pracy,

• zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,

• zezwolenia sezonowego,

• innej podstawy.

Nie każda podstawa legalizacji pracy podlega dokładnie tym samym zasadom.

Krok 2. Zweryfikuj aktualne warunki

Sprawdź:

• pracodawcę,

• stanowisko,

• miejsce pracy,

• liczbę godzin,

• wynagrodzenie,

• okres ważności dokumentu.

Krok 3. Ustal wymiar etatu

Przelicz dotychczasową liczbę godzin na odpowiedni wymiar czasu pracy.

Krok 4. Przygotuj umowę o pracę

Umowa powinna być zgodna z:

• dokumentem legalizującym pracę,

• przepisami Kodeksu pracy,

• przepisami o minimalnym wynagrodzeniu,

• rzeczywistymi warunkami wykonywania obowiązków.

Krok 5. Przekaż nową umowę do właściwego organu

Zrób to za pomocą właściwego systemu teleinformatycznego, zgodnie z obowiązującym obowiązkiem przekazywania umów.

Krok 6. Zachowaj dokumentację

W aktach warto przechowywać:

• poprzednią umowę cywilnoprawną,

• nową umowę o pracę,

• zezwolenie lub oświadczenie,

• potwierdzenie przekazania umowy,

• wyliczenie wymiaru czasu pracy,

• notatkę z weryfikacji pozostałych warunków.

Najczęstsze błędy pracodawców:

Założenie, że można zmienić wszystkie warunki

Ułatwienie dotyczy zmiany rodzaju umowy, a nie automatycznej zmiany stanowiska, wynagrodzenia, pracodawcy i miejsca pracy.

Brak przeliczenia czasu pracy

Liczba godzin z umowy zlecenia nie zawsze może zostać bezrefleksyjnie przepisana jako dowolny wymiar etatu.

Nieprzekazanie nowej umowy

Brak obowiązku uzyskania nowego dokumentu nie oznacza braku obowiązków informacyjnych i dokumentacyjnych.

Zmiana w odwrotnym kierunku

Przejście z umowy o pracę na umowę zlecenia nie korzysta z nowego ułatwienia.

Moja ocena

To jedna z nielicznych zmian ostatnich lat, którą można jednoznacznie ocenić pozytywnie zarówno z punktu widzenia pracodawców, jak i cudzoziemców.

Dotychczas pracodawca chcący zaoferować pracownikowi stabilniejszą i korzystniejszą umowę musiał liczyć się z dodatkowymi formalnościami, kosztami oraz czasem oczekiwania.

Nowe przepisy:

• ograniczają zbędną biurokrację,

• ułatwiają przechodzenie na umowy o pracę,

• wspierają stabilniejsze zatrudnienie,

• usuwają problem powstający przy decyzjach PIP,

• nie pogarszają kontroli nad warunkami zatrudnienia cudzoziemców.

Nie oznacza to jednak, że każda zmiana może zostać przeprowadzona automatycznie. Pracodawca nadal powinien sprawdzić zgodność wszystkich pozostałych warunków z dokumentem legalizującym pracę.

Czy od 8 lipca 2026 r. można zmienić umowę zlecenia cudzoziemca na umowę o pracę?

Tak. Jeżeli cudzoziemiec pracuje na podstawie zezwolenia na pracę wydanego dla polskiego podmiotu albo oświadczenia, zmiana umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę nie wymaga nowego dokumentu.

Czy trzeba uzyskać nowe zezwolenie na pracę?

Nie, jeżeli zmiana dotyczy zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę i nie występują inne okoliczności wymagające nowego zezwolenia.

Czy trzeba złożyć nowe oświadczenie?

Nie. Przepisy wskazują, że wpis nowego oświadczenia nie jest wymagany w przypadku zawarcia umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej.

Czy można jednocześnie zmienić stanowisko?

Nie należy tego zakładać automatycznie. Zmiana stanowiska podlega odrębnym regulacjom i może wymagać nowego dokumentu, chyba że mieści się w jednym z wyjątków przewidzianych w ustawie.

Czy można zmienić umowę o pracę na umowę zlecenia?

Nie w ramach omawianego ułatwienia. Nowelizacja działa tylko w kierunku od umowy cywilnoprawnej do umowy o pracę.

Czy trzeba wysłać nową umowę do urzędu?

Tak. Brak obowiązku uzyskania nowego zezwolenia albo oświadczenia nie znosi obowiązku przekazywania organowi umowy z cudzoziemcem zgodnie z zasadami określonymi w ustawie.

Czy zmiana obejmuje decyzję PIP?

Tak. Nowy dokument nie jest wymagany również wtedy, gdy istnienie stosunku pracy zostanie stwierdzone decyzją inspektora pracy.